Pełnomocnik Dziekana ds. administracyjnych

Podstawowe zadania i kompetencje pracownika:

  1. jest przełożonym wszystkich pracowników administracyjnych i technicznych Wydziału, we współpracy z Prodziekanem ds. ogólnych odpowiada przed Dziekanem za prawidłową pracę administracji, administratorów sieci oraz pracowników technicznych Wydziału,
  2. w zakresie spraw finansowych, administracyjnych i organizacyjnych wspólnie z Prodziekanem ds. Ogólnych reprezentuje Wydział w kontaktach z Biurami Rektora, Prorektorów, Kwestora i Kanclerza,
  3. wspólnie z Prodziekanem ds. Ogólnych reprezentuje Wydział w kontaktach z Kanclerzem UJ w sprawach pracowników administracyjnych i technicznych Wydziału,
  4. kierowanie i koordynacja pracy dziekanatu Wydziału, w tym udzielanie urlopów pracownikom dziekanatu, organizacja koniecznych zastępstw;
  5. sporządzanie propozycji wewnętrznych aktów prawnych regulujących działalność gospodarczo-administracyjną i finansową Wydziału;
  6. wnioskowanie do Dziekana w sprawie zainicjowania zmian struktury organizacyjnej administracji Wydziału;
  7. wspólnie z pełnomocnikiem ds. infrastruktury na wydziale współpraca z właściwymi jednostkami Administracji Ogólnouczelnianej w zakresie administrowania budynkiem Wydziału (opiniowanie/współtworzenie/współpraca przy zawieraniu umów o wykonanie remontów i inwestycji; umów dot. eksploatacji budynków; mów o wynajem, dzierżawę lub użyczenie pomieszczeń);
  8. współpraca z Działem Zamówień Publicznych w zakresie zamówień i zawierania umów przy dokonywaniu zakupów na cele administracyjne i gospodarcze Wydziału
  9. wspólnie z pełnomocnikiem ds. infrastruktury na wydziale przy nadzorowaniu procesów likwidacji środków trwałych,
  10. wstępna akceptacja faktur i rachunków na Wydziale;
  11. przygotowanie projektu planu rzeczowo-finansowego Wydziału przekładanie go Dziekanowi;
  12. nadzór nad prowadzenie ewidencji w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów poszczególnych jednostek organizacyjnych wchodzących w skład Wydziału;
  13. prowadzenie bieżącej kontroli nad realizacją budżetu Wydziału;
  14. wspólnie z pełnomocnikiem ds. infrastruktury nadzór nad przestrzeganiem zasad bhp i p.poż. Wydziale;
  15. prowadzenie zbiorczej sprawozdawczości na poziomie Wydziału;
  16. wdrożenie i nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem zasad kontroli zarządczej w ramach Wydziału, a w szczególności czuwanie nad sporządzeniem:
    • rocznego planu działalności Wydziału wskazującego konkretne cele oraz mierniki określające stopień ich realizacji;
    • sprawozdania z wykonania planu działalności;
    • corocznej samooceny świadomego osiągania rezultatów oraz działań, podjętych dla osiągnięcia rozsądnego poziomu pewności, że Wydział funkcjonuje legalnie, efektywnie, oszczędnie oraz terminowo.
  17. wykonywanie innych poleceń przełożonych natury organizacyjnej lub związanych z funkcjonowaniem Wydziału mieszczących się w ramach 40 godzinnego tygodnia pracy.